أتمتة العمليات
أتمتة الأعمال: دع الأنظمة تقوم بالمهام المتكررة
كم ساعة يقضيها فريقك أسبوعياً في نسخ بيانات من نظام لآخر، أو تجميع تقرير، أو متابعة طلب عبر الإيميل؟ نصمم في أوكسيرا مسارات أتمتة تربط أنظمتك ببعضها وتنجز هذه المهام تلقائياً، ليتفرغ فريقك للعمل الذي يحتاج إنساناً.
ماذا يمكن أن نؤتمت لك؟
ربط الأنظمة
طلب جديد في الموقع يُسجَّل في نظام المبيعات وجدول المتابعة ويصل تنبيه للمسؤول، بدون إدخال يدوي.
التقارير التلقائية
تقارير يومية أو أسبوعية تُجمع من أكثر من مصدر وتصل لبريدك أو واتساب في موعدها.
قراءة المستندات
استخراج البيانات من الفواتير والنماذج والمستندات بالذكاء الاصطناعي وإدخالها في النظام بعد المراجعة.
البلاغات والطلبات الداخلية
استقبال البلاغات الميدانية وتوجيهها للفريق المختص وتصعيدها إذا تأخرت.
متابعة العملاء
رسائل تذكير بالمواعيد، ومتابعة العملاء المحتملين، وتنبيه فريق المبيعات فوراً.
خدمة العملاء
وكيل ذكاء اصطناعي على واتساب يرد على العملاء ويسجل طلباتهم في نظامك مباشرة.
أمثلة حسب القطاع
العيادات والمراكز الطبية
تأكيد الحجوزات والتذكير بها، وإرسال ملخص يومي بالمواعيد لكل طبيب.
المتاجر الإلكترونية
تقارير مبيعات يومية وأسبوعية، وتذكير السلات المتروكة، وتنبيه عند نفاد المخزون.
المعارض والفعاليات
تسجيل بلاغات فرق التشغيل الميدانية برقم، وتوجيهها للفريق المختص، وتصعيد المتأخر منها.
المدارس
توجيه طلبات أولياء الأمور للقسم المختص، ومتابعة طلبات القبول والتسجيل.
العقار والمبيعات
استقبال العملاء المحتملين من الإعلانات والموقع، وتوزيعهم على فريق المبيعات فوراً.
الإدارة والمالية
قراءة الفواتير الواردة، وتجميع أرقام الأقسام في تقرير واحد للإدارة.
كيف نعمل على مشروع الأتمتة
- نرسم الإجراء الحالي خطوة بخطوة ونحدد أين يتكرر العمل اليدوي.
- نختار الأتمتة الأعلى أثراً والأقل تعقيداً لتكون البداية.
- نبني المسار ونربطه بأنظمتك عبر واجهاتها البرمجية، مع سجل لكل عملية.
- نضع نقاط مراجعة بشرية حيث يلزم، خاصة في القرارات المالية أو الحساسة.
- نراقب الأداء بعد التشغيل ونطوّر المسار حسب ملاحظات فريقك.
جهّز هذا للاجتماع الأول
- وصفاً مختصراً لإجراء واحد يستهلك وقت فريقك: من يبدأه، وما خطواته، وأين ينتهي.
- أسماء الأنظمة والأدوات المستخدمة فيه: البريد، الجداول، نظام المبيعات أو المحاسبة.
- تقديراً تقريبياً لعدد مرات تكراره أسبوعياً والوقت الذي يستغرقه.
- ما الذي يحدث عندما يتأخر أو يُنسى: عميل ينتظر، أو تقرير ناقص، أو خطأ مالي.
بهذه المعلومات نستطيع في جلسة واحدة أن نقترح شكل الأتمتة المناسبة وما تحتاجه من أنظمتك.
الأتمتة والذكاء الاصطناعي
الأتمتة التقليدية ممتازة للمهام ذات القواعد الثابتة. والذكاء الاصطناعي يضيف القدرة على فهم النصوص والرسائل الصوتية والمستندات غير المنظمة. نجمع بين الاثنين: قواعد واضحة حيث يجب الدقة، وذكاء اصطناعي حيث يحتاج الأمر فهماً للغة، مع إبقاء القرار النهائي لفريقك عند الحاجة.
إذا كانت أتمتة الأعمال جزءاً من خطة أوسع لتطوير جهتك، فاطّلع على خدمة التحول الرقمي. ولمعرفة من أين تبدأ، اقرأ مقال أتمتة الأعمال للشركات الصغيرة والمتوسطة.
الأسئلة الشائعة
هل تحتاج الأتمتة إلى تغيير أنظمتنا الحالية؟
غالباً لا. نربط الأنظمة القائمة ببعضها عبر واجهاتها البرمجية أو طرق التصدير المتاحة، ونقترح التغيير فقط إذا كان النظام لا يسمح بالربط.
ما الفرق بين أتمتة الأعمال ووكيل الذكاء الاصطناعي؟
وكيل الذكاء الاصطناعي يتحدث مع العملاء على واتساب أو الموقع. أتمتة الأعمال تشمل كل ما يحدث خلف الكواليس: ربط الأنظمة والتقارير والمستندات والتنبيهات. وغالباً يعمل الاثنان معاً.
هل بياناتنا آمنة؟
نصمم المسارات بأقل صلاحيات لازمة، ونستخدم اتصالات مشفرة، ونناقش معك أين تُعالج البيانات وفق نظام حماية البيانات الشخصية.
ماذا يحدث إذا توقف أحد الأنظمة المرتبطة؟
نصمم كل مسار بحيث يسجل العمليات الفاشلة وينبّه المسؤول، فلا يضيع طلب بصمت، ويمكن إعادة تشغيل العملية بعد عودة النظام.
كيف تُسعَّر خدمة الأتمتة؟
حسب عدد المسارات والأنظمة المرتبطة وحجم الاستخدام، كإعداد لمرة واحدة أو اشتراك يشمل التشغيل والمتابعة. نرسل العرض بعد فهم احتياجك.
ما المهمة التي تريد التخلص منها؟
صف لنا إجراءً واحداً متكرراً في عملك، ونقترح عليك كيف نؤتمته.